Responsabilidad del presidente en las reuniones de vecinos: Guía completa

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En la junta de propietarios el presidente convoca la reunión con el orden del día, lugar, fecha y hora (art. 16.2 LPH), la preside y modera, y firma el acta junto al secretario al terminar o en los diez días naturales siguientes (art. 19.3 LPH). Lo hace como representante legal de la comunidad (art. 13.3 LPH). Aquí tienes cómo ejercer cada una de esas funciones.

La Ley de Propiedad Horizontal obliga a reunir la junta al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas, y además cuando lo considere el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios o propietarios que sumen el 25% de las cuotas (art. 16.1 LPH). Es aconsejable mantener la periodicidad para evitar confusiones y que los vecinos estén informados.

Para saber más acerca de ¿Qué pasa en las juntas de propietarios? ¡Te lo contamos todo!

Convocatoria y organización de la reunión de vecinos:

La convocatoria la hace el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión (art. 16.2 LPH). En la práctica, si hay administrador de fincas, él prepara la convocatoria y la organización. Conviene fijar fechas que faciliten la participación. Hace falta: en el 60% de las comunidades, menos de la mitad de los propietarios acude a la junta (Consulta Supervecina, 2020). Recordar en la convocatoria que quien no pueda ir puede delegar su voto por escrito (art. 15.1 LPH) ayuda a que decidan más vecinos.

Una convocatoria bien estructurada establece las bases para discusiones efectivas y decisiones informadas. Debe indicar los asuntos a tratar, el lugar, el día y la hora de la primera y, en su caso, de la segunda convocatoria, e incluir la relación de propietarios que no están al corriente de pago, advirtiendo de que se les privará del voto (art. 16.2 LPH). Para la junta ordinaria anual, la citación debe hacerse con al menos seis días de antelación (art. 16.3 LPH). Si necesitas más información, puedes leer el artículo ¿Cómo convocar una junta de vecinos en tu Comunidad?.

Planificar con antelación es esencial. El presidente debe asegurarse de tener preparada la documentación necesaria: 

• Actas de la junta anterior.
• Informes financieros.
• Presupuestos.
• Propuestas de acuerdos.

Si en la comunidad hay administrador de fincas, lo habitual es que él organice la junta de propietarios, o el secretario si es otra persona, siempre de acuerdo con el presidente.

El administrador redacta la convocatoria y se la presenta al presidente para que la firme, porque es a él a quien la ley atribuye la convocatoria. Después el administrador o el secretario la envía a todos los propietarios en la forma que prevé el artículo 9 LPH.

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Apertura de la sesión:

Al iniciar la sesión de la junta de propietarios, conviene dar la bienvenida a los asistentes. Después se comprueba quién asiste en persona y quién representado, porque el acta debe recoger la relación de asistentes y representados con sus cuotas (art. 19.2.d LPH), y si hay quórum en primera convocatoria: mayoría de propietarios que representen a su vez la mayoría de las cuotas. Si no lo hay, la junta se celebra en segunda convocatoria sin quórum (art. 16.2 LPH). Muchas comunidades leen también el acta anterior, aunque la ley no exige aprobarla en la siguiente junta: sus acuerdos son ejecutivos desde que se cierra con las firmas del presidente y del secretario (art. 19.3 LPH).

Moderación y control del orden del día

Durante la junta, el presidente desempeña un papel crucial en moderar las discusiones y mantener el enfoque en el orden del día, garantizando el orden y el respeto entre los vecinos. Establecer límites de tiempo para cada tema y cada intervención, dar la palabra a los asistentes, fomentar la participación y garantizar que se aborden los asuntos importantes son estrategias clave para una reunión productiva.

A la hora de presentar los puntos del orden del día es importante explicar de forma clara y concisa cada punto, facilitar la comprensión de los temas a tratar y responder a las preguntas de los vecinos.

Toma de decisiones y votaciones:

La capacidad del presidente para guiar el proceso de toma de decisiones es vital. Debe asegurarse de que se sigan los procedimientos de votación de manera transparente. Será el encargado de contar los votos y anunciar el resultado de forma imparcial. Conviene anotar quién vota a favor y en contra y con qué cuotas, porque el acta debe recogerlo cuando sea relevante para la validez del acuerdo (art. 19.2.f LPH). Este papel garantiza la legitimidad y aceptación de las decisiones tomadas.

Las mayorías necesarias para aprobar acuerdos en las juntas de propietarios varían según el tipo de acuerdo. Te explicamos cómo interpretar y aplicar el artículo 17 de la Ley de Propiedad Horizontal en tu comunidad en el siguiente enlace.

La importancia de la transparencia y la comunicación:

Además de su función durante la reunión en sí, el presidente tiene la obligación de mantener una comunicación transparente con los propietarios antes y después de la junta. Esto implica la difusión clara del orden del día con anticipación, así como la comunicación efectiva de las decisiones tomadas y los planes futuros de la comunidad. El acta, firmada por el presidente y el secretario, se remite a los propietarios en la forma del artículo 9, y el secretario custodia el libro de actas (art. 19.3 y 19.4 LPH). Te contamos por qué es tan importante en el acta de la junta de propietarios.

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¿Pueden solicitar juntas extraordinarias los propietarios?

Sí. Si lo pide la cuarta parte de los propietarios, o un número de ellos que represente al menos el 25% de las cuotas, la junta debe reunirse (art. 16.1 LPH). En ese caso el presidente no decide si la convoca o no.

• Si el presidente no convoca: la convocatoria la hacen entonces los promotores de la reunión (art. 16.2 LPH), con los mismos requisitos de orden del día, lugar, día y hora. Si el presidente no asiste a la junta, esta se celebra igualmente. Le sustituye el vicepresidente, si lo hay, en los casos de ausencia, vacante o imposibilidad (art. 13.4 LPH).
• Si la piden menos propietarios: la petición no obliga a convocar una junta extraordinaria, pero cualquier propietario puede pedir que un asunto se trate en la siguiente junta que se celebre (lo vemos en el apartado siguiente).
• Convocatorias simultáneas: si los promotores ya han convocado una junta, que el presidente convoque otra con distinto orden del día para vaciarla de contenido genera un conflicto que puede acabar con la impugnación de los acuerdos en el juzgado. Lo sensato es coordinar ambas peticiones en una sola junta.

¿Puede un vecino proponer un tema para el orden del día?

Sí. Cualquier propietario puede pedir que la junta estudie y se pronuncie sobre cualquier tema de interés para la comunidad. Tiene que dirigir un escrito al presidente especificando claramente los asuntos, y el presidente los incluirá en el orden del día de la siguiente junta que se celebre (art. 16.2 LPH). La ley no deja al presidente la opción de rechazar el tema.

¿Hay que entregar copias de los documentos a un vecino si lo solicita?

El propietario tiene derecho a consultar la documentación de la comunidad, y la protección de datos no impide darle copias. La LPH no habla expresamente de copias, pero el artículo 20.1.e obliga al administrador a custodiar la documentación de la comunidad «a disposición de los titulares». La normativa de protección de datos no prohíbe ese acceso: lo limita a los datos adecuados y pertinentes para controlar la gestión. Según la Agencia Española de Protección de Datos, un propietario puede acceder a facturas, contratos, honorarios profesionales o salarios para comprobar las cuentas, pero no a datos de terceros que no aporten nada a ese fin, como el directorio de domicilios de los vecinos o las nóminas completas de los empleados (sí al desglose de sus retribuciones). Si se entregan copias, deben tomarse medidas de seguridad en su salida y traslado.

En la práctica: facilita la consulta de actas, cuentas, presupuestos, facturas y contratos, y tacha o elimina los datos personales de terceros que no sean necesarios. Si el administrador se niega a enseñar las cuentas, te explicamos qué hacer cuando el administrador no enseña las cuentas.

Consejos para ser un presidente efectivo en una junta:

Ahora que ya sabemos cuál es la función del presidente en una reunión, vamos a dar unos consejos para que no se te escape nada.

Preparación:

• Revisa la documentación con antelación.
• Anticipa posibles preguntas y objeciones.
• Practica tu discurso de apertura.

Comunicación:

• Sé claro, conciso y directo.
• Mantén un tono neutral y profesional.
• Escucha atentamente a los vecinos.

Liderazgo:

• Sé firme y toma decisiones cuando sea necesario.
• Promueve el consenso y la colaboración.
• Mantén la calma y la compostura en situaciones difíciles.

Recuerda:

La participación activa de los vecinos es fundamental para el éxito de las reuniones. La transparencia y la comunicación clara son claves para generar confianza entre los propietarios. La función principal del presidente en una reunión debe ser siempre actuar por el interés de la comunidad. Y una junta en la que todos se han sentido escuchados deja mejor ambiente en la escalera que un acuerdo ganado por los pelos.