Reuniones en la Comunidad de Propietarios
Entre vecinos establecemos reuniones periódicas en nuestra comunidad y con diferentes objetivos, comúnmente se presta para la aprobación de presupuestos del mantenimiento o contratación de nuevas obras. Estas reuniones físicas se han visto afectadas por la situación actual derivada de la pandemia, provocando que en la mayoría de las Comunidades de propietarios, no se realicen.
Pero además, tengamos en cuenta que existe una reunión que debe celebrarse al menos una vez al año, la junta anual de propietarios. Y es el presidente quien está a cargo de convocar esa junta, (aunque puede solicitarse de otra forma por solicitud del 25% de los propietarios).
Con el panorama actual, conseguir que la reunión sea efectiva y productiva es un objetivo prioritario para la comunidad de vecinos. Eso dependerá de la organización de la misma, cumplir con un propósito, y la correcta divulgación de la información.
Para que todo lo anterior sea posible, y se puedan celebrar juntas de propietarios que consigan funcionar correctamente, os traemos unos consejos.
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¿Es necesario convocar una reunión en tu Comunidad de Propietarios?
El tiempo es valioso, del que disponemos en el día para cumplir con todas nuestras obligaciones, podemos ser productivos de entrada si no estamos convocando reuniones por temas que podemos resolver enviando un correo electrónico o al uso de aplicaciones que nos ofrece actualmente la tecnología en la web, por ejemplo, enviar una carta o comunicarles a los vecinos de sus obligaciones o facturas pendientes por pagar.
Pero, si estos temas de reunión son importantes y no son dudas que puedan resolverse a través de tu actual administración de fincas o por la ley de propiedad horizontal, la junta tiene que realizarse. Como por ejemplo para:
- Ser beneficiarios de una subvención para la rehabilitación energética
- Cambiar de administrador de fincas
- Aprobar la realización de una obra de carácter urgente, por ejemplo, una avería en los elementos comunes
Eso sí, por la seguridad en la pandemia actual, lo más prudente es realizar las reuniones con el mínimo de asistentes, que podrás hacerlo con el voto online de Supervecina. Te facilitará delegar el voto online para esa junta, a la persona asignada la cual asistirá en representación de todos los vecinos (puede ser el administrador, el presidente de la Comunidad, o un vecino)
Si aún así, quieren asistir varias personas, también es aconsejable que el lugar de celebración sea en zonas de elementos comunes abiertas y amplias.
¿Asistirán los propietarios en físico o será online? Igualmente, no hay que perder el objetivo
Ahora, una reunión de la comunidad no requiere de la asistencia de los propietarios o representantes de cada una de las viviendas si utilizas nuestra herramienta de voto online.
Pero, aunque estas juntas sean online, hay que fijarse un objetivo con los temas que se deban abordar en la reunión, en garantía de mantener en las mejores condiciones los espacios comunes del edificio.
La buena marcha de la reunión también dependerá de la preparación y dirección que se le haga a la misma. Que el administrador informe con anticipación de los temas, la fecha y hora y medio por el que que se llevará a cabo la reunión en el caso de que sea online, o bien lugar si fuera en formato físico.
Si bien el moderador tiene el trabajo de divulgar la información, también debe velar porque el tema no se desvíe con otros requerimientos de los vecinos, aunque sea importante, abordar una gran cantidad de temas no se podrá resolver en un espacio limitado de tiempo. Será mejor aportar medios para añadir otras peticiones o dado el caso agendar otra reunión.
Recomendaciones generales
- Elaborar presentaciones cortas, con un tamaño adecuado de letra e imágenes, que facilite la lectura de todos los que se encuentren en la sala o en formato online. Sin mucha información, la que sea suficiente y bien distribuida en las diapositivas.
- Designar a una persona que tome nota de las decisiones, temas tratados y conclusiones. Se crea un acta que facilite la consulta de los próximos pasos, fechas y responsables de las actividades, en un formato estándar del documento.
- Ver con mayor interés el cumplimiento de los objetivos, que limitar el tiempo de la reunión. Se recomienda extender no más de 20 minutos, siempre con la intención de solucionar el problema.
- Crear un resumen y comunicarlo a todos los asistentes (tanto físicos, como online). Retomar brevemente los objetivos al final, evitando que las discusiones y discordias de la reunión queden latentes para el buen desempeño de los proyectos. Este ejercicio es muy útil para mantener el interés y el enfoque de todos, en los requerimientos de la comunidad.
- Con la ayuda del acta, dar seguimiento a pendientes y próximos pasos que hayan quedado de la reunión, así como divulgar brevemente el cumplimiento de las actividades en una próxima convocatoria.
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