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En este post te voy a explicar cómo llevar las cuentas de tu comunidad de propietarios de forma sencilla y eficaz, sin necesidad de ser un experto en contabilidad.
Entendiendo la Contabilidad en la Comunidad
La contabilidad en la comunidad de propietarios es como llevar un diario financiero. Se registran los ingresos y gastos, y esto permite tener un control claro de cómo se utiliza el dinero. Así, cuando se toman decisiones sobre mejoras o reparaciones, todos sabemos de dónde viene y a dónde va cada céntimo.
¿Por qué es importante llevar las cuentas de tu comunidad de propietarios?
- Conoce la situación económica para afrontar gastos comunes como mantenimiento, limpieza, seguro o ascensor.
- Detecta irregularidades en ingresos o gastos, como impagos, facturas excesivas o cobros indebidos.
- Facilita decisiones sobre obras o mejoras, como placas solares, renovación de fachada o ampliación de la piscina.
- Aporta transparencia y confianza, permitiendo a vecinos acceder a la información económica y verificar la correcta gestión.
- Cumplimiento de la Ley de Propiedad Horizontal, que exige que al menos un 10% del presupuesto anual esté disponible en el saldo corriente de la comunidad.
- Cumplimiento de las obligaciones fiscales, por ejemplo, podemos detectar pagos a proveedores superiores a los 3.000 euros (modelo 347), ingresos por alquileres superiores a esa cantidad (modelos 184, 303 y 390) y el 111 si la finca tiene empleados.
- Detectar posibles ahorros, se puede establecer una comparativa de los gastos anuales de mantenimiento, suministros o gastos de la administración de fincas para encontrar fuentes de ahorro que son fáciles de implementar.
En Supervecina nos encargamos de llevar las cuentas de la comunidad de una forma transparente, cumpliendo las obligaciones legales y encontrando a su vez ahorros en la cuota mensual.
¿Quién lleva las cuentas de una comunidad de propietarios?
Las cuentas de una comunidad de propietarios pueden ser manejadas de varias maneras. Entre las opciones se encuentran el administrador de fincas, un vecino voluntario que tendrá el puesto de tesorero o incluso una empresa externa.
Si la decisión es que un vecino sea el tesorero y se encargue de las cuentas, es esencial que esté familiarizado con la normativa aplicable y tenga conocimientos en contabilidad.
En la mayoría de los casos, las comunidades de propietarios eligen contratar a un administrador de fincas. Este profesional se encarga de la contabilidad y la gestión integral de la comunidad, con lo que se evitan muchos problemas y se agilizan las tareas. Aquí tienes más información acerca de qué hace o cómo te beneficia un administrador de fincas.
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¿Qué documentos hacen falta para llevar una buena contabilidad?
Mantén una carpeta organizada con los documentos esenciales:
- Presupuesto Anual: Detalle de los gastos estimados.
- Libro de Actas: Registro de decisiones tomadas en las reuniones.
- Extractos Bancarios: Para una transparencia total.
- Comprobantes de Gastos: Facturas y recibos para cada transacción.
También es importante que lleves un registro de los presupuestos, contratos y facturas asociadas a obras que se realizan en la comunidad.
En Supervecina tienes acceso 24/365 a toda esta documentación sin tener que preocuparte de cómo y dónde se almacena.
Paso a paso para llevar la contabilidad:
Llevar las cuentas de tu comunidad de propietarios no tiene por qué ser una tarea complicada si sigues estos pasos:
- Registro detallado: Anota cada transacción con concepto, fecha, importe y proveedor/propietario para un seguimiento actualizado. Puedes usar libro de cuentas o un software de gestión de comunidades.
- Revisión trimestral: Asegúrate de que los ingresos y gastos coincidan con las liquidaciones trimestrales, corrigiendo errores o discrepancias.
- Presupuesto y balance anual: Al finalizar el año, elabora un presupuesto con ingresos y gastos estimados y un balance reflejando la realidad financiera.
- Comunicación transparente: Informa a tus vecinos presentando el presupuesto y balance anual en una junta ordinaria para su aprobación.
Ten en cuenta que siempre puedes simplificar tu gestión financiera con Supervecina.com, tu administrador de fincas online, ¡Nos encargamos de todo!. Con la ventaja de que todos los propietarios tienen acceso a la información contable y financiera en cualquier momento.
¿Cómo se registran los gastos e ingresos?
Los gastos e ingresos de la comunidad de propietarios deben registrarse en un libro de cuentas o aplicación de contabilidad. En cada registro se debe indicar el concepto, la fecha, el importe y el proveedor o el propietario. Así tendrás un registro actualizado de todas las operaciones económicas de tu comunidad.
Los gastos se incluyen por partida doble, es decir, se debita una cuenta y se acredita otra. Por ejemplo, si la comunidad paga una factura de luz, se debita la cuenta de gastos de suministros y se acredita la cuenta de tesorería.
Los ingresos se registran de forma similar. Por ejemplo, si la comunidad recibe una cuota de un vecino, se debita la cuenta de tesorería y se acredita la cuenta de ingresos.
Además, es esencial mantener cuentas claras y separadas para gastos comunes y extraordinarios. Esto facilita la transparencia y la toma de decisiones informada.
¿Puedo llevar la contabilidad de mi comunidad con una hoja de Excel?
Pues no es muy recomendable, ya que te resultará difícil reflejar los impagos de propietarios en mora, deudas con proveedores, impuestos, ingresos adelantados y “conciliar” todo ello con los movimientos en el banco. Además de otras circunstancias contables que no se reflejan bien en una simple hoja de pagos y gastos.
Ten en cuenta que aunque la hoja en Excel tenga todo esto perfectamente contemplado ¿Qué ocurrirá cuando otro propietario de la finca asuma la gestión de la tesorería? ¿Será capaz de interpretar la hoja Excel? ¿Tendrá la misma validez ante un juez en caso de un juicio por mora?.
La contabilidad es una herramienta de transparencia, ya que está muy estandarizado cómo deben registrarse todos los movimientos dinerarios y de deuda en la comunidad, y es muy fácil de interpretar.
¿Cómo se presentan las cuentas anuales?
Las cuentas anuales de una comunidad de propietarios deben presentarse en la junta general ordinaria de propietarios. Las cuentas anuales deben contener los siguientes documentos:
- Balance de situación: muestra la situación financiera de la comunidad a una fecha determinada.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: muestra los ingresos y gastos de la comunidad durante un periodo de tiempo determinado.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: muestra las variaciones del patrimonio neto de la comunidad durante un periodo de tiempo determinado.
- Memoria: explica los resultados de las cuentas anuales.
Conclusión:
Al entender las cuentas y la contabilidad, podemos participar de manera más activa en las decisiones financieras de la comunidad. ¿Queremos hacer mejoras en el jardín? ¿Necesitamos realizar reparaciones en el techo? Con un conocimiento claro de las cuentas, podemos tomar decisiones informadas.
Así que, ¡vecin@s, manos a la obra! Al entender cómo funcionan las cuentas, contribuimos al bienestar de nuestra comunidad y hacemos de nuestro hogar un lugar aún mejor.
