Hay veces en las que en la comunidad de propietarios hay discordancia entre el administrador y los vecinos, lo que lleva al cese del administrador.
Parece un proceso fácil, pero a veces la situación se puede complicar y que sea un proceso más largo de lo esperado. Esto puede ser debido a que el administrador cesado no quiera poner de su parte para el cese de los servicios.
Ante esta situación, es importante aclarar la duda de que hacer para que la documentación pase de un administrador a otro.
¡Sigue leyendo!
¿Qué dicen las normativas?
- El cargo del administrador podrá ser llevado a cabo por cualquier vecino.
- También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.
Se recomienda que la administración de la comunidad de propietarios sea gestionada por un administrador colegiado para conseguir un mejor resultado en la eficacia de la gestión por parte del administrador.
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Teniendo en cuenta lo anterior, si nos centramos en la documentación a entregar entre el administrador cesado y el nuevo, nos basaremos en lo que dice el Estatuto del Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid:
- Artículo 10: dice que el administrador cesado deberá entregar la documentación, abonando o percibiendo el saldo final resultante.
- Artículo 14: dice que ningún administrador nuevo podrá hacerse cargo comunidad sin dar conocimiento al administrador cesado, obligado a conceder la venia en 15 días y pudiendo intervenir el colegio de administradores para suplirla si no fuera concedida.
- Artículo 34.2.K: dice que serán infracciones graves el retener la documentación.
- Artículo 34.2.I: dice que serán infracciones graves retrasar la liquidación de cuentas después de cuarenta y cinco días desde la fecha del cese.
¿Qué plazo tiene el administrador cesado para entregar la documentación?
Según el colegio de administradores, el plazo máximo que tiene el administrador cesado por la comunidad es de 45 días para entregar la documentación correspondiente al nuevo administrador. Aun así, hace complicada la gestión de la comunidad. Por lo tanto el Colegio da dos plazos:
- El primer plazo, de 10 días, desde el cese para garantizar la gestión de la comunidad y el cumplimiento de obligaciones del administrador.
- Un segundo plazo de 45 días para la entrega de la documentación restante al cierre contable.
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¿Qué documentación se necesita?
Toda entrega de documentación deberá estar debidamente detallada y firmada por el presidente de la comunidad.
La documentación deberá ser revisada antes por el nuevo administrador, por lo tanto si este es colegiado y tiene experiencia, se asegura que el proceso sea correcto.
Algunos documentos importantes
- Propiedades
- Últimas cuotas
- Contrato de cc/ con el banco
- Contrato de seguros
- Copia de estatutos y escritura
- Actas anteriores
- Contrato de suministros
- Licencias
- Contratos del personal
- Informe contable
¿Qué pasa si el administrador cesado no quiere entregar los papeles al nuevo administrador?
Hasta ahora parece un proceso sencillo, pero si no entrega la documentación ¿Cómo actuar?
En el caso de que el administrador esté exigiendo una indemnización o el saldo que le falta por percibir, la comunidad está en su derecho a presentar una demanda ante el colegio de administradores al que pertenezca.
No obstante, el administrador tendría derecho a guardar copias de la documentación si fuera cesado en junta ordinaria por cumplimiento de contrato y no renovación o anticipadamente en junta extraordinaria (pudiendo exigir indemnización)
Si el administrador cesado se niega a transmitir los documentos al nuevo administrador, se podrá ir contra él, mediante proceso judicial:
- De manera civil: acreditando urgencia por no poder gestionar la comunidad sin esos documentos
- De manera penal: mediante medida cautelar de requerimiento o abriendo diligencias por apropiación indebida
Si aún estas pensando en cambiar de administrador, desde Supervecina te damos algunos consejos para elegir un buen administrador
Pasos legales si el administrador cesado no entrega la documentación
El administrador cesado está obligado a entregar toda la documentación de la comunidad: es un depositario, no el dueño de esos documentos (art. 20.e LPH). Si se niega, esta es la vía de actuación, de menor a mayor contundencia:
- Haz constar en el acta de la junta de cese el requerimiento de entrega al administrador saliente, con un plazo (habitualmente una semana).
- Envía un requerimiento formal por burofax con acuse de recibo, indicando el plazo y el apercibimiento de acciones judiciales.
- Si no entrega, interpón una demanda civil de reclamación de la documentación, pudiendo solicitar medidas cautelares de entrega inmediata.
- Si el administrador es colegiado, presenta una queja ante su Colegio de Administradores de Fincas.
- En casos de retención obstinada, interpón denuncia penal por posible apropiación indebida ante el juzgado de instrucción.
| Vía | Plazo orientativo | Base |
|---|---|---|
| Requerimiento en acta de junta | En la propia junta de cese | art. 20.e LPH |
| Burofax con apercibimiento | Plazo de 7 a 10 días | Prueba fehaciente |
| Demanda civil + medidas cautelares | Tras vencer el requerimiento | Jurisdicción civil |
| Queja al Colegio (si colegiado) | En cualquier momento | Régimen deontológico |
| Denuncia penal (apropiación indebida) | Ante retención obstinada | Código Penal |
Importante: el administrador saliente no tiene derecho a retener la documentación como garantía de cobro de lo que considere que se le adeuda. Debe entregarla y, en su caso, reclamar su deuda por separado. Si tu comunidad afronta un cese conflictivo, el proceso de cambio de administrador conviene gestionarlo con asesoramiento.
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Preguntas frecuentes sobre la entrega de documentación
¿En qué plazo debe entregar la documentación el administrador cesado?
La LPH no fija un plazo exacto, pero la práctica y la doctrina manejan plazos cortos (en torno a 10 días para lo esencial y hasta 45 para el resto), porque no existe excusa legal para retenerla una vez hay nuevo administrador.
¿Puede retener la documentación porque la comunidad le debe dinero?
No. El administrador es depositario de documentos ajenos y debe entregarlos. Si cree que se le adeuda algo, debe reclamarlo por la vía civil de forma independiente, sin retener la documentación.
¿Qué documentos debe entregar exactamente?
Todo: libro de actas, contabilidad y justificantes, contratos vigentes, pólizas de seguro, certificados digitales, claves de acceso a plataformas y el estado de cuentas y saldos bancarios.
¿Sirve de algo denunciarlo ante el Colegio de Administradores?
Sí, si el administrador está colegiado. El Colegio puede abrir expediente disciplinario, lo que suele ser un incentivo eficaz para que cumpla con la entrega.
¿Cuándo se puede ir a la vía penal?
Cuando hay una retención obstinada y reiterada pese a los requerimientos. En ese caso puede denunciarse por un posible delito de apropiación indebida ante el juzgado de instrucción.
