Las obligaciones de un administrador de fincas están reguladas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y se resumen en seis funciones obligatorias: velar por el funcionamiento del edificio, preparar el plan de gastos, conservar el inmueble (incluidas reparaciones urgentes), ejecutar los acuerdos de la junta, actuar como secretario y custodiar la documentación, y cualquier otra tarea que la junta le encomiende. Estas funciones también se denominan «funciones del administrador de fincas» o «responsabilidades del administrador» y son exigibles a todo administrador colegiado o externo, conforme al art. 13 LPH.
Cumplir con todas estas obligaciones cada día es, precisamente, lo que hace un administrador de fincas al frente de tu comunidad.
¿Cuáles son las obligaciones de un administrador de fincas según la LPH?
El art. 20 LPH describe las funciones del administrador con carácter cerrado: «Corresponde al administrador velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares; preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos; atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios; ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes; actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad; y todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta».
Esta lista es la columna vertebral de las responsabilidades del administrador: seis bloques de obligaciones que vamos a desarrollar uno a uno con su base legal y los matices prácticos que más conflictos generan en las comunidades de propietarios. Si tu administrador no cumple alguna de ellas, tu comunidad tiene derecho a exigir el cumplimiento e incluso a cambiar de administrador por mayoría simple.
Las 6 funciones del administrador de fincas en detalle
1. Velar por el funcionamiento del edificio y sus servicios
El administrador debe vigilar que el edificio funcione correctamente y advertir a los propietarios cuando incumplan las normas de convivencia o conservación. Esto incluye:
- Supervisar a empleados de la comunidad (conserje, personal de limpieza, mantenimiento) y verificar la cobertura de obligaciones laborales y de prevención de riesgos.
- Comprobar el correcto funcionamiento del ascensor, la instalación eléctrica común, el sistema de calefacción, los porteros automáticos y demás instalaciones generales.
- Emitir avisos a los propietarios cuando incumplan los estatutos o el reglamento interno (por ejemplo, ruidos, mal uso de zonas comunes, actividades molestas conforme al art. 7.2 LPH).
2. Preparar el plan de gastos y las cuentas anuales
Es la función económica nuclear. El administrador debe elaborar el presupuesto anual con suficiente antelación a la junta ordinaria, proponer las cuotas mensuales y las derramas extraordinarias necesarias, y rendir cuentas del ejercicio anterior. Incluye:
- Liquidación trimestral o semestral de cuentas (en Supervecina, 4 informes trimestrales obligatorios).
- Cobro de cuotas mensuales y gestión de morosos.
- Mantenimiento del fondo de reserva obligatorio (mínimo 10 % del presupuesto, según art. 9.1.f LPH).
- Custodia de la cuenta bancaria de la comunidad con firma mancomunada con el presidente.
- Presentación del modelo 184 (informativa de comunidades) ante Hacienda cuando proceda.
3. Conservar el inmueble y ordenar reparaciones urgentes
El administrador debe garantizar la conservación del edificio y de sus elementos comunes. Cuando aparece una avería urgente (una fuga, un ascensor parado, una rotura de bajante), no necesita esperar a una junta: puede ordenar la reparación directamente y debe comunicarlo de forma inmediata al presidente y a los propietarios, conforme al art. 20.c) LPH y al art. 10.1 LPH (obras de conservación obligatorias sin acuerdo previo).
Esta función incluye también la tramitación de la ITE (Inspección Técnica de Edificios) cuando proceda, el seguimiento del seguro de la comunidad y la coordinación con técnicos colegiados para cualquier obra estructural. Las averías en tuberías comunitarias son la incidencia más frecuente y el escaparate más claro de la diligencia profesional de un administrador.
4. Ejecutar los acuerdos de la junta de propietarios
El administrador es el brazo ejecutor de las decisiones que adopta la junta. Una vez aprobado un acuerdo (instalación de placas solares, obra de accesibilidad, contratación de un seguro, cambio de proveedor, derrama extraordinaria), corresponde al administrador firmar contratos, supervisar la ejecución, hacer los pagos y los cobros. Los acuerdos de obras de eficiencia energética y accesibilidad se aprueban por mayoría simple según las mayorías del art. 17 LPH.
5. Actuar como secretario y custodiar la documentación
Salvo que los estatutos asignen separadamente los cargos, el administrador suele acumular las funciones de secretario: redactar las actas de las juntas, expedir certificaciones (por ejemplo, certificado de deudas para una compraventa) y custodiar el libro de actas. El art. 19 LPH exige que el acta se cierre con la firma del presidente y del secretario en un plazo máximo de 10 días naturales y se notifique a los propietarios ausentes. Puedes ampliar este punto en nuestra guía sobre por qué el acta de la junta es tan importante.
Sobre la custodia de documentación, la Sentencia 297/2015 de la Audiencia Provincial de Madrid consolidó un criterio que sigue vigente: el administrador debe presentar la documentación a los propietarios que la soliciten en su despacho profesional, pero no está obligado a entregar copias ni a remitirla por correo postal o electrónico, salvo acuerdo expreso de la junta. La interpretación moderna (resoluciones de la AEPD 2024-2026) añade que la entrega de copias es razonable cuando el propietario asume el coste de reproducción, siempre respetando los límites del RGPD y la LOPDGDD 3/2018 sobre datos personales de otros copropietarios.
6. Otras funciones que la junta le encomiende
La junta puede atribuir al administrador funciones adicionales en los estatutos o por acuerdo mayoritario: representación en juicios menores, tramitación de subvenciones de rehabilitación, gestión de seguros, contratación de mediadores en conflictos vecinales, etc. Estas funciones son válidas siempre que no contradigan los seis bloques del art. 20 LPH ni la legalidad vigente.
¿Qué derechos tienes como propietario frente a tu administrador?
Las obligaciones del administrador se traducen en derechos exigibles para cada propietario. El derecho de información del copropietario está consolidado por la jurisprudencia (entre otras, STS 426/2011 y la línea sentada por la AP Madrid 297/2015) y comprende:
- Consultar la documentación de la comunidad (actas, contabilidad, contratos vigentes, pólizas, presupuestos) sin necesidad de justificar la solicitud ni obtener autorización de la junta.
- Recibir copia de las actas posteriores al cierre en el plazo de 10 días naturales (art. 19 LPH).
- Obtener certificado de deudas propias para una compraventa, en plazo razonable.
- Exigir liquidación de cuentas trimestral o semestral, según los estatutos y los acuerdos de la junta.
- Reclamar transparencia sobre proveedores y posibles conflictos de interés del administrador.
Estos derechos están sujetos al principio de buena fe: no pueden ejercerse de forma abusiva ni con frecuencia que paralice el normal funcionamiento de la administración. La AEPD ha matizado, además, que la información compartida debe respetar la minimización de datos del art. 5.1.c RGPD: por ejemplo, no se puede facilitar el nombre completo y DNI de otros propietarios morosos a terceros sin base jurídica.
¿Qué NO puede hacer un administrador de fincas?
Conocer los límites del administrador es tan importante como conocer sus obligaciones. Estas son las actuaciones que un administrador no puede realizar, ni siquiera con el consentimiento del presidente:
- Tomar decisiones que correspondan a la junta de propietarios (aprobar obras, fijar cuotas, modificar estatutos, cesar al presidente). El administrador es ejecutor, no decisor.
- Disponer del dinero de la comunidad para fines distintos a los acordados por la junta o a las obras urgentes de conservación.
- Negar el acceso a la documentación a un propietario que la solicita razonablemente.
- Cobrar comisiones ocultas de proveedores sin informar a la junta. La transparencia es exigible por el código deontológico del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas (CGCAFE).
- Continuar ejerciendo tras un cese acordado en junta aunque considere injustificada la decisión. Su única vía es reclamar civilmente indemnización por incumplimiento contractual.
- Retener documentación de la comunidad tras el cese. La retención puede constituir un delito de apropiación indebida (Código Penal).
¿Qué pasa si el administrador no cumple sus obligaciones?
El incumplimiento de las obligaciones puede activar tres tipos de responsabilidad, que pueden concurrir simultáneamente:
| Tipo de responsabilidad | Cuándo se activa | Consecuencia |
|---|---|---|
| Civil (contractual) | Incumplimiento de las funciones del art. 20 LPH | Cese acordado en junta + indemnización por daños y perjuicios (art. 1101 CC) |
| Civil (extracontractual) | Negligencia que cause daño a un propietario o tercero | Indemnización por art. 1902 CC |
| Administrativa (RGPD) | Tratamiento ilícito de datos personales (listas de morosos sin base jurídica, difusión indebida) | Sanción de la AEPD: 600 € a 20 M€ según gravedad |
| Administrativa (colegial) | Incumplimiento del código deontológico (si el administrador es colegiado) | Sanción del colegio: amonestación, suspensión o expulsión |
| Penal | Apropiación indebida de fondos o documentación, falsedad documental | Prisión de 6 meses a 8 años según el tipo penal |
La vía más habitual y eficaz es la civil: convocar junta extraordinaria para cesar al administrador (mayoría simple, art. 17 LPH) y, en su caso, reclamar daños y perjuicios. Si el administrador retiene documentación tras el cese, conviene tener a mano la guía sobre qué hacer cuando el administrador cesado se niega a entregar la documentación.
¿Es obligatorio que el administrador esté colegiado?
No es legalmente obligatorio. El art. 13.7 LPH permite que el administrador sea un propietario o un profesional externo, y la colegiación es voluntaria. Sin embargo, contar con un administrador de fincas colegiado aporta tres garantías relevantes:
- Seguro de responsabilidad civil obligatorio para los colegiados, que cubre los daños causados por negligencia profesional.
- Código deontológico y formación continua exigida por el colegio (CGCAFE o el respectivo Colegio territorial, en Cataluña, el CAFBL).
- Procedimiento disciplinario al que el propietario puede acudir si el administrador incumple sus obligaciones.
En Cataluña, el régimen general del CCCat (arts. 553-15 y siguientes) es equivalente al de la LPH estatal en cuanto a las funciones del administrador, con matices propios sobre mayorías y juntas telemáticas. Si tu comunidad está en Barcelona o cualquier municipio catalán, busca un administrador colegiado en el Col·legi d’Administradors de Finques de Barcelona-Lleida (CAFBL).
¿En qué situación está tu comunidad?
Tu administrador no rinde cuentas con la frecuencia necesaria
Pasan los meses y no recibes ni un solo informe contable. Cuando preguntas, te dicen que «todo va bien», pero no ves justificantes ni movimientos bancarios. Esto vulnera el art. 20.b LPH y tu derecho de información. El primer paso es solicitar por escrito (email con acuse o burofax) acceso a la contabilidad y a los extractos bancarios. Si no responde en plazo razonable, convoca junta extraordinaria con el punto «exigencia de rendición de cuentas» o, directamente, «cambio de administrador».
Hay obras urgentes que el administrador no ordena
Una bajante con fuga, un ascensor estropeado, una cubierta dañada que filtra a varios pisos. El administrador puede y debe ordenar reparaciones urgentes (art. 20.c LPH) sin esperar acuerdo. Si no actúa, requiérelo por escrito y comunícalo al presidente. Si la inacción provoca daños mayores, la comunidad puede reclamarle responsabilidad civil por la diferencia económica entre el coste de la reparación temprana y el coste agravado posterior.
Quieres saber qué hace exactamente tu administrador antes de renovarle el contrato
Antes de renovar la designación anual, pide una memoria de actuación: número de incidencias gestionadas, presupuestos comparados, junturas asistidas, certificados emitidos. Si el administrador se niega a aportar esta información, es una señal clara de falta de transparencia. Compara con otras ofertas de administración antes de la próxima junta.
Lo que dicen nuestros clientes
Una administración profesional se reconoce por la transparencia y la agilidad en la gestión. Esto es lo que destaca un propietario de una comunidad gestionada por Supervecina:
«Una nueva forma de gestión para nuestra comunidad. Ha sido laborioso el cambio de administrador, pero ha merecido la pena. En la comunidad hemos ganado muchísimo en transparencia y agilidad en la gestión.»
Jesús Rivas · Verificado en Trustpilot · Noviembre 2023
Supervecina cuenta con una valoración de 4,4 sobre 5 en Trustpilot («Excelente», 35 reseñas verificadas) y 4,3 sobre 5 en Google. Nuestra ratio de 42 comunidades por administrador (frente a las 80-100 habituales del sector) permite cumplir con holgura todas las obligaciones del art. 20 LPH: rendir cuentas trimestralmente, atender incidencias con SLA de 24/48/72 h y mantener la documentación accesible 24 h en la app de Supervecina.
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¿Cuántas funciones tiene un administrador de fincas según la LPH?
El art. 20 LPH recoge seis bloques de funciones: vigilar el buen régimen de la casa, preparar el plan de gastos, conservar el inmueble (incluidas reparaciones urgentes), ejecutar los acuerdos de la junta, actuar como secretario y custodiar la documentación, y cualquier otra atribución que le otorgue la junta. La junta puede ampliar estas funciones mediante acuerdo o estatutos, nunca reducirlas por debajo del mínimo legal.
¿Qué obligaciones tiene un administrador frente a propietarios concretos?
Permitir el acceso a la documentación comunitaria, emitir certificados de deuda razonablemente, responder a consultas en plazo, expedir copia del acta a los ausentes en 10 días (art. 19 LPH) y respetar la igualdad de trato entre todos los propietarios. No puede priorizar los intereses de un propietario sobre otros ni del presidente sobre la junta.
¿Puede el administrador cobrar comisiones de los proveedores?
Solo si la junta lo conoce y lo aprueba expresamente. Cobrar comisiones ocultas constituye un conflicto de interés que vulnera el código deontológico de los administradores colegiados y puede activar responsabilidad civil. Como mejor práctica, exige al administrador una declaración escrita de no recibir contraprestaciones de proveedores.
¿Qué pasa si el administrador no convoca la junta anual obligatoria?
El art. 16 LPH obliga a celebrar una junta ordinaria al menos una vez al año. Si el presidente o el administrador no la convoca, el 25 % de los propietarios (que representen el 25 % de las cuotas) pueden hacerlo directamente. El incumplimiento del administrador puede ser causa de cese y reclamación civil.
¿Está obligado el administrador a contestar a mis emails?
Sí, dentro del deber de información y atención al copropietario. No hay un plazo legal específico, pero la jurisprudencia exige un «tiempo razonable» que se sitúa habitualmente entre 5 y 15 días. La reforma de la LPH aprobada por toma en consideración el 26 de mayo de 2026 (306 votos a favor) incorporará expresamente el correo electrónico como medio válido de notificación (art. 9.1.h), reforzando la exigibilidad de la respuesta.
¿Cuántos propietarios hacen falta para cambiar de administrador?
Mayoría simple de los propietarios presentes y representados en la junta, conforme al art. 17 LPH. No hace falta unanimidad ni mayorías reforzadas. Si quieres conocer el proceso completo, consulta nuestra guía sobre cómo cambiar de administrador de fincas en tu comunidad.
¿Puede un propietario ejercer de administrador sin estar colegiado?
Sí. El art. 13.7 LPH permite expresamente que el administrador sea un propietario o un profesional externo. La colegiación es voluntaria. Sin embargo, en comunidades grandes o con casuística compleja (subvenciones, obras, conflictos), la profesionalización aporta seguridad jurídica y un seguro de responsabilidad civil obligatorio para los colegiados.
Autoría: Equipo editorial de Supervecina.com, especializado en gestión de comunidades de propietarios. Supervecina cuenta con más de 20 años de experiencia, una valoración de 4,4 sobre 5 en Trustpilot («Excelente», 35 reseñas verificadas) y 4,3 en Google, y ha sido reconocida con 3 premios europeos de innovación (NGI, Blockstart, Blockchers).
Revisado por: Departamento Legal de Supervecina.
Aviso legal: Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico profesional. La normativa citada corresponde a la legislación estatal vigente (Ley 49/1960 sobre Propiedad Horizontal con sus sucesivas modificaciones; la próxima reforma se encuentra en tramitación parlamentaria tras la toma en consideración del 26 de mayo de 2026). Las comunidades autónomas con derecho civil propio (Cataluña) pueden establecer particularidades. Última revisión: mayo de 2026.
