Responsabilidad del presidente en las reuniones de vecinos: Guía completa

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Las reuniones de vecinos son un espacio imprescindible para la comunicación, el debate y la toma de decisiones en una comunidad de propietarios. El presidente, como representante legal de la comunidad, asume un rol fundamental en el desarrollo de estas reuniones. Descubre cuál es la función del presidente en una reunión.

De acuerdo con la Ley de Propiedad Horizontal, es necesario llevar a cabo una junta anual de propietarios, aunque también se pueden realizar reuniones extraordinarias cuando sea preciso. Es aconsejable mantener la periodicidad para evitar confusiones y que los vecinos estén informados. 

Para saber más acerca de ¿Qué pasa en las juntas de propietarios? ¡Te lo contamos todo!

Convocatoria y organización de la reunión de vecinos:

La responsabilidad de convocar y organizar estas reuniones recae en el presidente o el administrador de fincas si lo hubiera. Deben esforzarse por fijar fechas que faciliten la participación y garanticen una gestión efectiva.

Una convocatoria bien estructurada establece las bases para discusiones efectivas y decisiones informadas. Para convocar la reunión es necesario que sea conforme a la Ley de Propiedad Horizontal y los estatutos de la comunidad, indicando fecha, hora, lugar y orden del día con suficiente antelación. Si necesitas más información, puedes leer el artículo ¿Cómo convocar una junta de vecinos en tu Comunidad?.

Planificar con antelación es esencial. El presidente debe asegurarse de tener preparada la documentación necesaria: 

• Actas de la junta anterior.
• Informes financieros.
• Presupuestos.
• Propuestas de acuerdos.

Si en la Comunidad cuentan con un administrador de fincas, será él quien organice la junta de propietarios. Al igual que el secretario también podría, siempre ambos con el visto bueno del presidente. 

En primer lugar, redacta la convocatoria y después se la presenta al presidente para que la firme. Una vez que la firma está lista, el administrador o el secretario se encarga de informar a todos los vecinos para que se animen a participar en la reunión. Aclaremos, que aunque la convocatoria no cuente con la firma formal del presidente, esto no afectaría la validez ni la regularidad de la convocatoria presentada por el administrador.

Apertura de la sesión:

Al iniciar la sesión de la junta de propietarios, es importante dar la bienvenida a todos los asistentes, fomentando un ambiente de colaboración y participación. Luego, se procede a verificar el quórum necesario para tomar decisiones válidas, asegurando la representación adecuada de los propietarios. Finalmente, se somete a votación la aprobación del acta de la junta anterior, garantizando la precisión y la transparencia en el registro de los acuerdos previos.

Moderación y control del orden del día

Durante la junta, el presidente desempeña un papel crucial en moderar las discusiones y mantener el enfoque en el orden del día, garantizando el orden y el respeto entre los vecinos. Establecer límites de tiempo para cada tema y cada intervención, dar la palabra a los asistentes, fomentar la participación y garantizar que se aborden los asuntos importantes son estrategias clave para una reunión productiva.

A la hora de presentar los puntos del orden del día es importante explicar de forma clara y concisa cada punto, facilitar la comprensión de los temas a tratar y responder a las preguntas de los vecinos.

Toma de decisiones y votaciones:

La capacidad del presidente para guiar el proceso de toma de decisiones es vital. Debe asegurarse de que se sigan los procedimientos de votación de manera transparente. Será el encargado de contar los votos y anunciar el resultado de forma imparcial. Este papel garantiza la legitimidad y aceptación de las decisiones tomadas.

Las mayorías necesarias para aprobar acuerdos en las juntas de propietarios varían según el tipo de acuerdo. Te explicamos cómo interpretar y aplicar el artículo 17 de la Ley de Propiedad Horizontal en tu comunidad en el siguiente enlace.

La importancia de la transparencia y la comunicación:

Además de su función durante la reunión en sí, el presidente tiene la obligación de mantener una comunicación transparente con los propietarios antes y después de la junta. Esto implica la difusión clara del orden del día con anticipación, así como la comunicación efectiva de las decisiones tomadas y los planes futuros de la comunidad.

¿Pueden solicitar juntas extraordinarias los propietarios?

Los comuneros tienen el derecho de solicitar juntas extraordinarias, añadiendo puntos al orden del día. Aunque el presidente no está obligado a aceptar todas las solicitudes, debe evaluarlas cuidadosamente. Rechazar sin justificación puede llevar a acciones legales, por lo que la prudencia es clave.

• Convocatoria por cuarta parte de comuneros: La ley establece que, si una cuarta parte de los comuneros solicita una junta, el administrador de fincas debe llevar a cabo la convocatoria. Esto garantiza que la comunidad pueda avanzar, incluso si el presidente se opone.
  En el caso de que el presidente no asista a la junta convocada, está se llevará a cabo sin su presencia. El vicepresidente u otro propietario asumen temporalmente sus funciones para garantizar el funcionamiento normal de la comunidad.
• Convocatoria por un grupo de comuneros: Cuando un grupo de comuneros solicita una junta extraordinaria, el presidente debe evaluar la petición. Si decide no convocarla, debe comunicarlo por escrito, explicando la inclusión del tema en la próxima junta ordinaria.
• Conflictos con convocatorias simultáneas: Si un grupo de propietarios convoca una junta, el presidente no puede programar otra para alterar el orden del día. Este acto se consideraría un fraude de ley. La prioridad recae en la convocatoria original, evitando malentendidos.

¿Puede un vecino proponer un tema para el orden del día?

Los comuneros pueden solicitar la inclusión de nuevos temas en el orden del día. El presidente debe evaluar estas solicitudes, considerando la importancia y evitando que la junta se prolongue demasiado. En caso de rechazo, los temas pueden tratarse en futuras juntas o mediante voto por correo.

¿Hay que entregar copias de los documentos a un vecino si lo solicita?

Los comuneros tienen derecho a recibir información sobre la comunidad. Sin embargo, la entrega de copias de documentos en poder del presidente o administrador de fincas no está permitida por las estrictas leyes de protección de datos.

Consejos para ser un presidente efectivo en una junta:

Ahora que ya sabemos cuál es la función del presidente en una reunión, vamos a dar unos consejos para que no se te escape nada.

Preparación:

• Revisa la documentación con antelación.
• Anticipa posibles preguntas y objeciones.
• Practica tu discurso de apertura.

Comunicación:

• Sé claro, conciso y directo.
• Mantén un tono neutral y profesional.
• Escucha atentamente a los vecinos.

Liderazgo:

• Sé firme y toma decisiones cuando sea necesario.
• Promueve el consenso y la colaboración.
• Mantén la calma y la compostura en situaciones difíciles.

Recuerda:

La participación activa de los vecinos es fundamental para el éxito de las reuniones. La transparencia y la comunicación clara son claves para generar confianza entre los propietarios. La función principal del presidente en una reunión debe ser siempre actuar por el interés de la comunidad.